Организация работы с электронной почтой

Организация работы с электронной почтой

Организация работы с электронной почтой занимает одно из значительных мест для ведения бизнеса в интернете.

Если Вы организовали свой бизнес в интернете, то так или иначе к Вам вскоре на почтовый ящик будет приходить масса писем. Самыми приятными, конечно же, будут письма, начинающиеся со строк «Вам произведена оплата...». Однако среди всей этой массы писем будут и неприятные для чтения, может даже содержащие нецензурную брань. Обычно их пишут люди, которых постигла неудача в бизнесе. Они мало уделяли внимания вопросам раскрутки сайта, думая, что к ним придет успех само собой и теперь, озлобившись на весь мир, считают во всем виноватыми каждого, но только не себя.

Много к Вам на почтовый ящик будет приходить назойливых, никому не нужных писем — это спам. Поэтому в этой статье мы поговорим о том, как эффективно организовать работу с входящей электронной почтой и при этом сэкономить Ваше драгоценное время, на какие письма надо отвечать, а какие можно удалить не читая.

Начнем с почтового ящика. Существует множество серверов, где можно бесплатно создать почтовый ящик, например, Вас вполне устроит почтовый ящик на поисковом сервере yandex — http://www.yandex.ru (инструкция по регистрации на сайте) или google — http://gmail.com — это более надежный сервис.

Если Ваш сайт находится на платном хостинге, то создать почтовый ящик Вы сможете прямо на нем, так как он уже входит в стоимость хостинга и Вам и не понадобится получать его в другом месте. Вопрос в другом — сколько их должно быть у Вас? Это, конечно, Ваше личное дело, можете пользоваться и одним. Но я советую Вам иметь хотя бы три почтовых ящика.

Обработка электронной почты.

Каждый почтовый ящик должен выполнять свою функцию.

Основной почтовый ящик используйте сугубо для приема и отправки сообщений, связанных с Вашим бизнесом (переписка с партнерами, уведомления об оплате и т. п.). Адрес его указывайте только на Вашем сайте, при регистрациях в платежных системах и т. п. Ни в коем случае не указывайте его в своей информации на досках объявлений, на форумах, иначе вскоре Ваш почтовый ящик завалят спамом.

Второй почтовый ящик отведите под почтовые рассылки, на которые Вы будете подписываться.

Третий почтовый ящик указывайте в рекламных объявлениях. Кстати, его можно как раз открыть на бесплатном сервере. Если его завалят спамом, Вы в любой момент сможете удалить его и открыть новый.

Теперь давайте определимся, когда мы будем проверять почту на наличие в ней пришедших к Вам писем и временем работы с ними.

Проверять почту Вы можете в любое удобное для Вас время 1-2 раза в день, в зависимости от количества входящих писем. На обработку писем у Вас должно уходить 1-1,5 часа в день. По началу у Вас может уходить и больше времени, пока Вы не научитесь быстро сортировать письма, отсеивая при этом весь не нужный хлам.

И так, как же сортировать письма. Заранее создайте в почтовой программе папки для разных категорий писем и дайте им названия (например, «Срочные», «Второстепенные», «Рассылки», «Вопросы»).

В первую очередь Вам необходимо будет удалить спам. Поработав некоторое время с почтой, Вы научитесь определять спамерские письма по их заголовкам, не открывая сообщение. Ни в коем случае не открывайте писем с вложениями (возле письма стоит значок в виде скрепки) от неизвестных Вам людей, так как там может быть вирус.

Затем переместите письма с рассылками в папку «Рассылки».

Теперь у Вас осталась только «деловая» корреспонденция. Хотя нет, могут еще попадаться «грязные» письма от неблагодарных клиентов, я упоминал о них в начале этого раздела. С ними мы будем поступать также, как и со спамом — безжалостно удалять.

Письма, на которые Вы считаете нужно ответить немедленно, письма с подтверждениями об оплате заказов и им подобные переместите в папку «Срочные».

В папку "Второстепенные" переместите те письма, на которые можно повременить с ответом или вообще можно не отвечать.

И наконец, письма с вопросами переместите в папку "Вопросы". Настоятельно рекомендую создать такую папку. Объясняю зачем. Вам могут задавать одни и те же вопросы разные люди. Чтобы раз за разом не отвечать на них, Вы можете создать страничку с часто задаваемыми вопросами (F.A.Q.) и ответами на них, выложив ее на своем сайте. Для этого создайте папку, где Вы будете сохранять свои ответы. Когда Вам придет письмо с одним из таких вопросов, Вы просто в ответе на него дайте ссылку на эту страницу.

Не огорчайтесь, если работа с почтой у Вас на первых порах будет забирать много времени. Вы всегда можете отложить чтение писем с рассылками на более поздний срок, когда появится свободное время. Немного времени и Вы научитесь профессионально и быстро работать с почтой.


Связанные записи

Опубликовано: 28.02.2013 14:20

Просмотров всего: 2242



Оставлять комментарии могут только авторизованные пользователи. Для этого необходимо зарегистрироваться на сайте и войти в свой аккаунт.

Комментарии:

Нет комментариев.